なぜ挨拶文が必要なのか

読んでもらえるかは挨拶文次第！

ダイレクトメールにどれだけ凝ったデザイン、考えぬいた本文を書いても、中身を読んでもらわなければ意味がありません。そのため、まずダイレクトメールに興味を持ってもらうために、ダイレクトメールには挨拶文を必ず添えましょう。

人によっては、ダイレクトメールを最初から自分に不要なものと考え、即ゴミ箱行きにしているケースも少なくありません…。
しかし、興味を引くような挨拶文が目に入れば、「ちょっと読んでみようかな」という意欲を引き出すことができます。せっかく送ったダイレクトメールを読んでもらえるかどうかは、そのダイレクトメールに添えられた挨拶文に掛かっているといっても過言ではありません。

ただし適当な言葉では、いくらダイレクトメールに挨拶文があっても中身は見てもらえません。挨拶文は、相手の興味を引き出すものでなければ効果がないのです。「送る相手によって適切な挨拶文は異なる」ということを理解して作成しましょう。

封筒に入れる場合は送付状を添えよう

なお、ハガキではなく手紙形式で送る場合には、ダイレクトメールに送付状が必要になります。挨拶文もその送付状に記載することとなりますので、覚えておいてください。ダイレクトメールに送付状が添えられていないことは、相手に対して失礼な行為です。

それでは、具体的に最初に添えるべきダイレクトメールの挨拶文について、例文を見ていきましょう。

ケース1｜初めてアプローチする相手への挨拶文

これまで面識のない相手、例えば新規登録会員に向けたファーストアプローチに適するダイレクトメールの文例です。相手にとっては突然送られてくるものなので、より丁寧かつ慎重に挨拶文を考えましょう！

「突然のご連絡、失礼いたします」

相手にとって突然の知らせですので、驚かせたことについておわびの一文を添えるものです。

「年末を迎え、ご多忙のことと存じます」
「初春の候、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」
「梅雨も明け、風鈴の音が聞こえる季節となってまいりました」

このような時候の挨拶は、初めての相手にも失礼のない無難な挨拶文といえます。ファーストアプローチでは印象が大切です。丁寧な挨拶は安心感を与え、「とりあえず読んでみるか」という気持ちにさせてくれるはず。逆に挨拶文が雑だと、反発を生む可能性もあります。

なお、よくダイレクトメールの挨拶文で、「お世話になっております」といった一文を添えているケースがあります。しかしファーストアプローチでは、この言葉は避けるべきです。初めての相手にお世話になっているということは、基本的にありえません。「なんだ、定型文か」と感じられて、相手の気を害してしまう可能性があります。

ケース2｜既存顧客に対するフォローアップ

既に自社の製品・サービスを使っている方、あるいは購入にはいたっていないものの、既にファーストアプローチを終えた方に向けては、フォローアップを意識した挨拶文を添えましょう。

「たびたびのご連絡にて、失礼いたします」
「先日お送りしたお手紙は、既にご覧いただけましたでしょうか？」

複数回目のダイレクトメールであることを伝える挨拶文です。1通では見落としていることも多いため、再度のお知らせであることを伝えると、開封してもらえる確率が高まります。

「登録会員の皆さまに、限定のお知らせです！」

既存顧客に対しては特別感を出し、親近感を漂わせるキャッチーな挨拶文が好ましいです。「いつもありがとうございます」といった挨拶文は、その後に添えるようにします。

キャッチーで季節に合った挨拶文

キャッチーな挨拶文なら、季節や年末年始などのイベントに応じてダイレクトメールの文章を変えてみるのも1つの方法です。より丁寧な印象を与える場合は、ケース1で触れた時候の挨拶を書くのがおすすめです。

春「新入学応援フェア！この時期限定の特別セールです！」
夏「まだ間に合う！◯◯で理想のボディを手に入れてください！」
秋「食欲の秋！お客さまだけの特別なプランをご用意しました」
冬「寒い冬の季節、◯◯があれば安心です」

お歳暮「大切なあの人への贈り物。お歳暮は、もうお決まりですか？」
年末年始「新しい1年を◯◯で快適に迎えましょう！

上記のように「季節＋商品（サービス）」のキーワードを入れることで、季節商品のPRも兼ねた挨拶文が出来上がりますね。

まとめ

ここでご紹介したダイレクトメールの挨拶文を導入として、送り主である自分についても名乗ることを忘れずにしてください。そのうえで、ダイレクトメールの中身について文章で概要を伝えましょう。
ダイレクトメールに挨拶文が添えられていることで、自然と以後の文章にも目を通してもらいやすくなるはずです。

不安な方は、書き慣れるまで文例集を参考にしながら、適した挨拶文を考えるのも1つの方法です。大切なのは、ダイレクトメールを送る相手の属性やタイミングなどによって、挨拶文を使い分けることです。
思いを込めた挨拶文で、ダイレクトメールを書き出してみてくださいね。

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