ビジネスシーンからプライベートまで、手紙を書く場面は実にさまざまです。その際、封筒を使用する機会も多いと思います。
封筒に宛名を書くとき、その書き方にはさまざまなマナーがあります。
特にビジネスシーンや格式のある場面では、宛名の書き方にもしっかりと気を配っておきたいですね。
封筒の書き方で恥ずかしい思いをしたり、先方に失礼になったりしないために、今回は、封筒の宛名に関わる基本的なマナーについて学んでいきましょう!
目次
宛名を書く位置
まず宛名を書く上での注意点として、「宛名を書く位置」が挙げられます。
宛名の配置は、横書きでも縦書きでも変わりません。封筒の真ん中に配置されるように書くのがマナーです。そして大切な書き始めですが、まず住所に対して一文字分の余白を空けてから書き出してください。
左の図は横書きの例です。このように住所と並べた際に一文字分の余白を空けることにより、全体的なバランスが整って綺麗に書くことができます。
尚、ビジネスシーンにおいては、名前の他に社名を併記することとなります。その場合、まず下の書き方を参考にしてください。
先ほどと同じく、まず住所に対して一文字分の余白を空けて社名を書き出します。名前は、さらにその下へ余白を空けて書き出してください。
もし部署名も書く場合、横書きなら社名の右もしくは名前の左、縦書きでは社名と名前の間に加えます。また、社名のみを宛名とする際には、必ず社名の後に「御中」と添えてください。
同じ住所に連名で書く場合
年賀はがきや知人家族に宛てた手紙など、同じ送り先でも宛名が複数という場合があります。そうした際には、封筒の宛名を連名で記入してください。
家族内の複数名に宛てたものは、まず世帯主の名前から書くのが一般的です。その次に世帯主の配偶者、さらに子供と続けてください。
左の図のように、苗字は先頭のみに記載します。このとき、名前の位置を合わせて書くことが大切です。
しかし封筒のサイズによっては、全員の名前を書くことが難しい場合があります。だからと言って、名前が小さすぎては失礼に当たります。もし名前が書ききれない場合には、以下のように書いてください。
左の図のように世帯主の名前のみ書きます。その下は「ご家族様」と書けば、省略しても失礼になりませんよ。
ただしビジネスシーンの場合は、たとえ苗字が同じでも決して上記のような連名記入をしてはいけません。この違いについては、くれぐれも注意が必要です。ビジネスシーンでは、双方の名前をしっかりと書きましょう。
尚、ビジネスシーンにおいて連名で宛名を書く場合は、必ず役職の高い人物の名前から先に書くようにしてください。敬称については後述にて説明します。
縦書きと横書きの違いとは
封筒の書き方として、縦書きと横書きの使用に決まりはありません。
しかし一般的には、ビジネスシーンで取引先へ送る郵送物や目上の人に対する手紙などは、縦書きの方が丁寧な印象を与えることから好まれています。例えばお礼状などは、縦書きで送るようにすると印象も良いですね\(・ω・)
一方で横書きは、親しい仲にある人に対して送るときに好んで用いられる封筒です。
そのため、縦書きはビジネスシーンや格式のある場合、横書きは親しい仲の人への手紙と使い分けておくといいですね!
なお、縦書きの文書を横書きの封筒に入れたり、あるいはその逆であったりすることは、よくないとされるので避けたいですね!
縦書きの宛名、裏面の書き方は?
それでは具体的な書き方について、まずは縦書きの封筒から見ていきたいと思います。
縦書きの宛名
まずは、住所を右上から書き出します。
縦書きの封筒では、郵便番号の記入枠が設けられている場合が多くなっています。
文字は郵便番号の下へピッタリくっつけて書くのではなく、一文字分の余白を空けて書き出してください。
注意したいのは、住所をできるだけ2行で書くことです。2行目は1行目の真ん中あたりから書き出すと、視覚的に綺麗になります。
そして、住所の番地はしっかりと漢数字で書きます。さらに名前は、封筒の中央に大きく書き出してください。
このとき、名前は住所の1行目より少し下げた位置にすると、全体のバランスが整って見えます。
ビジネスシーンでは、必ず先方の会社名を明記することになります。
社名は「(株)●●」と略さず、しっかりと「株式会社●●」と明記しましょう。さらに部署名がわかっている場合には、省略せず併記するのがマナーですよ。
縦書きの宛名
まず、中央から見て右上に日付を書きます。
差出人の住所と名前は真ん中から見て左下に、宛名よりも小さな文字で書きます。郵便番号は、住所と氏名の上に横書きで書いてください。
封筒の裏面で大切なのは、「封字」を書くことです。封字とは、封筒の封の境目に書かれる「〆」や「封」という文字。
これは、「確かに封をしました」という印となります。特にビジネスシーンにおいては、重要な書類を取り扱う場合もあるのでしっかりと書いておきたいですね!
縦書き宛名の注意点
封筒上部に郵便番号、右端に住所を記載します。ビル名は段落を変えて書いてください。番地は漢数字で描くのがマナーです。
企業名の書き方は、ちょうど真ん中に位置するようにしてください。ただし特定の部署・人物へ送る場合には、封筒の中心に「企業名」「部署名」「役職名」「人物名」を4列で書くよう心がけます。役職名は、人物名の上に添えても構いません。
これら4項目の文字は、人物名>企業名>部署名>役職の順に大きく書いてください。
横書きの宛名、裏面の書き方は?
次は、横書きの封筒についての書き方です。
横書きの宛名
横書き封筒の場合、基本的には縦書きでご説明した書き方を、そのまま横書きに当てはめることになります。
まず住所は、適度な余白を空けて左上から書き始めます。2行目は1行目の真ん中から書き出します。
名前は封筒の真ん中に配置されるように書き、書き始めは住所に対して一文字分右にずらしてください。
なお、縦書き同様に、社名と部署名は省略しないよう気をつけましょう。縦書きと異なる点として、横書きでは漢数字ではなく、算用数字を使用しても構いません。
横書きの裏面
縦書きとは異なり、差出人の住所と氏名は真ん中に書きます。
このとき、横書き封筒の横幅を3等分し、真ん中に1/3のサイズで収まるように書くと綺麗に整いますよ。日付は、左側の真ん中よりやや上部に書きます。
横書き封筒には、封字をする必要性はないとされています。もちろん封字しても問題はありませんが、好きに使い分けて大丈夫です。
なお、封字について祝い事に関する封書では、「祝」や「寿」といった漢字を用いることが多く見られます。
横書きの注意点
ビジネスでよく用いられる横書き封筒では、まず左上に郵便番号を記載し、その下に住所を書きます。宛名を書く順序や大きさは、基本的に横書きと同じですが、番地は英数字で書くのがマナーとなります。横書きはビジネスでよく使われる封筒なので、しっかりと覚えたいですね。
さまざまな敬称について
封筒に宛名を書くとき、送る相手やシーンによって「敬称」を使い分ける必要があります。ここでは、敬称の書き方について例を合わせながらご紹介します。
個人に宛てる場合【様・殿】
年齢や性別、社会的地位に関わらず、名前の後に付ける敬称として広く常識となっているのが「様」です。
尚、「殿」は公的な文書において使用されることが一般的ですが、近年では格下または同格の相手へ使用する敬称としても馴染みつつあります。
会社に宛てる場合
ビジネスにおける封筒の書き方として、特定の人物に向けた封筒(人物名が宛名に書かれている)ならば、同じく「様」の表記で構いません。
ただし封筒の宛名が会社名だけの場合には、「様」ではなく「御中」としましょう。これは、部署名が宛名となる場合でも同様です。
特別な個人に宛てる場合【先生】
一般的に教員や弁護士、医師、講師、会計士、議員など、「先生」と呼ばれることのある人物に宛てた場合に使用します。
役職がある場合
ビジネスシーンにおいて、相手に役職がある場合があります。そうした際は名前だけでなく、封筒の宛名にもその役職をしっかりと書いてください。尚、書き方には下記のように3通りあります。
- 「株式会社○○ 営業部長 佐藤 太郎 様」
- 「株式会社○○ 営業部 佐藤 太郎 部長」
- 「株式会社○○ 佐藤 太郎部長 様」
A社在中のB社人物に宛てる場合【気付】
技術支援などで別会社に在職している人物へ宛てた郵便物では、通常と少し違った書き方になります。まず別会社(実際に送り先となる会社)名を書き、その後に「気付」と添えてください。その下に、実際の所属社名と名前を書くのがマナーです。
また、出張などでホテルに滞在している人物に宛てる場合にも、これと同様の方法を用います。書き方は下記の通りです。
こうした書き方は、あまり馴染みがないという方が多いかもしれません。しかし、いざ必要となる際に失礼にならないよう、しっかりと書き方を覚えておきたいですね。もし一方の社名のみで書いてしまうと、相手に対して失礼になります。
英語での封筒の書き方
日本語と英語では、封筒の書き方が異なります。住所や氏名をまったく逆から書くことが最大のポイントです。
日本語で書く場合は、まず住所から書き出します。しかし英語では、まず名前を先に書くことになるのです。そして英語の封筒では、住所を番地から書くこととなります。
英語の封筒では、上記のように書くのが一般的となっています。
英語の場合には縦書きでも横書きでも、宛名や住所を横書きで書きます。基本的に封筒に対して左上に書くようにし、切手は右上に貼ります。差出人氏名や住所などは日本語と同じく裏面に記入し、配置は右下に表面と同じように書いてください。
英語の封筒で差出人氏名を記入するときには、差出人氏名にも「Mr.」や「Ms.」といった敬称をつけます。特に日本語の氏名は、相手が男性なのか女性なのかを判断しづらいため明記が必須です。
封筒は、その書き方ひとつで差出人から受ける印象が変わることもあります。基本的な書き方のマナーを覚え、相手に失礼とならないよう心がけたいですね。
そのほか、宛名表記の注意点、確認しておきたいポイント
封筒の書き方について、ビジネスシーンではほかにも押さえておくべきポイントがいくつかあります。マナー違反で恥ずかしい思いをしないように、しっかり覚えておきましょう。
差出人名・住所は裏面に書く
封筒の宛名は会社名などを表側に書きますが、差出人の会社名や氏名、住所は反対の裏面に記載します。
ただしビジネスで利用する封筒には、あらかじめ社名や住所などが印刷された封筒を使うことが多いです。その場合は、別で差出人を書く必要はありません。社名の横に苗字などを書くとより親切ですね。
封筒の中身について書いておく
「請求書在中」「契約書在中」「見積書在中」などの内容表記は、赤字で記載します。
一目見て封筒の中身が分かれば、重要書類をすぐに処理してもらえますし、初めての取引などでなじみのない企業では、ダイレクトメールと間違われてしまうリスクも避けられるはずです。こうした内容表記はスタンプもよく用いられていますので、負担にならない方法を選んでください。
ここで取り上げた2点は、封筒が横書き・縦書き問わずビジネスで押さえておきたいマナーです。企業で使用している封筒あるいはツールなどによって対応は異なるため、あらかじめ確認しておくと安心ですよ。
ビジネス封筒の種類と特徴
同じ封筒でも、ビジネス用のものにはさまざまな種類があります。
一般的に用いられる封筒では縦書きのものを良く見かけますが、ビジネスシーンでは横書きの封筒も多く利用されています。封筒の大きさも、A4サイズのような大型書類の入るものがよく使われていますよね。
また、封入物に印字された宛名が見える窓付きの封筒もあります。窓付き封筒の場合、手書きで封筒に宛名を書くことが不要なのでビジネスではよく利用されています。
ビジネス用封筒では、会社名や役職名など一般郵便とは異なる封筒の宛名項目もあります。こうした宛名の書き方も、使用する封筒に応じて覚えておくことが大切です。
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いかがでしたか?封筒の書き方といっても、ビジネスとプライベートでは書くべき内容やマナーが異なります。ここで取り上げた事項は基本ですので、理解しておいてください。
例えば、封筒の宛名に会社名や役職名が書かれていなければ、相手に不快感を与えてしまいます。それだけでなく、手元に重要な書類が届かない可能性もあるのです。もし契約書など機密情報の書かれた書類ならば、紛失あるいは誤った相手に届くことが大問題に発展することもあります。
なお、封筒にはできるだけ部署名や役職などの細かな宛先を書くのがベストです。相手企業に封筒が届いても、担当部署が分からず処理に時間がかかる可能性も考えられます。
身近な封筒だからこそ軽く考えず、この機会にビジネスに必要な封筒の書き方を覚えておきたいですね。